Budget: uma ferramenta que pode salvar empresas
Temida por empresas no mundo todo, sua utilização é essencial, como demonstra o autor
Nos trabalhos de consultoria desenvolvidos em empresas de pequeno porte ou familiares é muito comum nos depararmos com proprietários ofendidos quando pedimos para ver o orçamento do próximo ano. O mais surpreendente é que independe do país, podendo ser nos Estados Unidos, Canadá, México, Brasil ou Itália, a resposta é sempre a mesma: isso é coisa de multinacional e não precisamos disso.
Pois é, há “novidades” para os que pensam assim. Budget é uma ferramenta tão importante quanto uma máquina ou um pedido de seu maior cliente, pois sem ele essas situações podem significar enormes problemas para a empresa que não tem controle sobre si mesma. A partir dele todos os departamentos se comprometem com o fluxo de caixa, e se algum evento previsto neste orçamento não ocorrer, é o momento de entrar com os planos de contingência (parte integrante do mesmo) para permitir a continuidade da empresa.
É muito comum as companhias de pequeno porte ficarem exultantes com lucros inesperados no fim de ano, sem saber de onde vieram ou então… a enorme frustração de prejuízos que também são inesperados quando não se trabalha com um orçamento. Seria como se trabalhar com fixadores fosse uma loteria: hoje, ganhei; hoje, perdi!
O Budget é um item fundamental para qualquer negócio por levar em conta o resultado do ano anterior e, a partir de premissas para o período futuro (a ser estabelecido pela direção da empresa), poder fazer uma previsão do que acontecerá no próximo ano.
Claro que ninguém faz um orçamento para o ano seguinte prevendo perder alguns milhões. É exatamente neste momento que a ferramenta tem a sua importância, uma vez que realocando despesas, cortando investimentos, é quando a perda é transformada em lucro!
Ao fazer a previsão e ver que os números darão resultado negativo no fim do ano, a diretoria avaliará cada uma das despesas e das receitas, verá o que pode ser alterado para transformar o prejuízo a uma situação de lucro.
Por exemplo: corte em despesas de representantes ou diminuir o patrocínio do time de futebol local, podem ser discutidos. Mas, o medo de fazer um Budget é sempre maior. Certa vez, um cliente dos USA disse: “Já fiz um e ele mostrou que íamos perder dinheiro, então desisti”. Parece absurdo, mas um ano depois esse mesmo cliente informou que não nos contrataria, pois havia tido um ano péssimo financeiramente. O orçamento não evita prejuízos, mas é a ferramenta que permite tomar decisões para corrigir o rumo da empresa e voltá-la para a direção correta.
Os exemplos são inúmeros, vejam mais um: Fizemos o Budget de um cliente e previmos um crescimento de 10% no faturamento, mas os investimentos necessários para atendê-los, quando colocados no orçamento, traziam prejuízo. Ao analisar esta situação, propomos varias ações: não aceitar o aumento de vendas; cortar outras despesas para compensar os investimentos; ou encontrar outros produtos para as novas máquinas e aumentar a receita.
Todas essas discussões foram feitas em bases matemáticas e demonstradas logicamente. O orçamento, até chegar a sua forma final, tem que passar por várias etapas:
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